Organisation

Als Org-Admin verwaltest du die Einstellungen deiner Organisation. Alle Inhalte, Läufe und Nutzerkonten gehören immer genau einer Organisation — was du hier einstellst, gilt für alle.

Du findest die Einstellungen im linken Menü unter Admin → Einstellungen. Die Seite hat zwei Reiter: Allgemein und Rechtliches.

Reiter „Allgemein"

Feld	Bedeutung
Name	Der Anzeigename der Organisation. Er erscheint in der Kopfzeile der Anwendung. Pflichtfeld.
Slug	Der Kurzname in URLs und Schnittstellen (z. B. stadt-augsburg). Nicht änderbar — er wird bei der Registrierung festgelegt und bleibt dauerhaft, damit bestehende Links und Zugänge gültig bleiben.
Inhaltssprachen	Die Sprachen, in denen mehrsprachige Inhalte gepflegt werden können (Titel, Beschreibungen, Aufgabentexte).

Änderungen werden erst mit Speichern wirksam; der Knopf ist inaktiv, solange du nichts geändert hast.

Inhaltssprachen verstehen

Die Inhaltssprachen bestimmen, welche Sprachreiter Ersteller:innen an einem Inhalt sehen — nicht die Anzeigesprache der Oberfläche.

• Deutsch ist immer aktiv und lässt sich nicht abwählen.
• Fügst du z. B. Englisch hinzu, erscheint bei Rallyes, Stationen und Aufgaben ein zusätzlicher Reiter „Englisch"; Ersteller:innen können den Text dort hinterlegen.
• Du kannst aus der Liste wählen oder einen beliebigen ISO-Sprachcode eintippen (z. B. uk für Ukrainisch, ar für Arabisch).
• Teilnehmende wählen beim Beitritt ihre Sprache. Fehlt ein Text in ihrer Sprache, wird der deutsche Text angezeigt — es bleibt also nie eine Lücke.

Reihenfolge

Lege die Inhaltssprachen fest, bevor die Ersteller:innen loslegen. Wird eine Sprache später ergänzt, sind vorhandene Inhalte in dieser Sprache zunächst leer und müssen nachgetragen werden.

Reiter „Rechtliches"

Hier hinterlegst du Impressum und Datenschutzerklärung deiner Organisation. Beide Texte sind für Teilnehmende in der Anwendung erreichbar.

• Die Felder bieten einen einfachen Editor (fett, kursiv, unterstrichen, Überschriften, Listen, Links).
• Leere Felder greifen auf die Vorlage zurück. Solange du nichts einträgst, wird der ausgelieferte Standardtext angezeigt.
• Für den Produktivbetrieb solltest du beide Texte durch die geprüften Fassungen deiner Behörde bzw. Organisation ersetzen.

Verantwortlichkeit

Impressum und Datenschutzerklärung sind rechtlich verbindliche Angaben deiner Organisation. Die mitgelieferten Vorlagen sind ein Platzhalter, keine Rechtsberatung.

Reiter „E-Mail“

Clavis verschickt Einladungen, Passwort-Links und Sicherheitshinweise über einen Mailserver, der beim Aufsetzen der Installation hinterlegt wurde. Dieser Reiter zeigt, ob der Versand eingerichtet ist, und lässt dich das prüfen.

• Aktiv — mit der Absenderadresse, unter der eure Nutzer:innen die Mails bekommen. Antworten auf diese Mails landen bei einem echten Postfach, nicht im Nichts.
• Nicht eingerichtet — Einladungen lassen sich zwar anlegen, werden aber nicht zugestellt. Wende dich an die IT-Betreuung eurer Installation.

Testnachricht senden

Trag eine Adresse ein, die du selbst abrufen kannst, und klicke Testnachricht senden.

Vor jeder Veranstaltung einmal testen

E-Mail-Probleme sind von außen unsichtbar: Ein falsches Passwort am Mailserver sieht genauso aus wie „es wurde noch niemand eingeladen“. Die Testnachricht ist die einzige Möglichkeit, den Unterschied zu sehen, bevor sie im Weg steht.

Kommt die Nachricht nicht an, prüfe zuerst den Spam-Ordner. Weist der Mailserver sie ab, zeigt Clavis die genaue Fehlermeldung an — gib sie bei einer Rückfrage an eure IT-Betreuung weiter.

Was noch zur Einrichtung gehört

Schritt	Wo
Personen einladen und Rollen vergeben	Nutzer · Rollen
E-Mail-Zustellung prüfen	Reiter „E-Mail“ oben
Zwei-Faktor-Authentifizierung verstehen (für Admins verpflichtend)	2FA
Nachvollziehen, wer was getan hat	Audit-Log