Nutzerverwaltung
Unter Admin → Nutzer verwaltest du alle Konten deiner Organisation.
Die Nutzerliste
| Spalte | Bedeutung |
|---|---|
| Name | Anzeigename |
| Anmelde-Adresse | |
| Rolle | Zugewiesene Rolle → Rollen |
| Status | Aktiv oder deaktiviert |
| 2FA | Ob Zwei-Faktor-Authentifizierung eingerichtet ist |
| Letzter Login | Zeitpunkt der letzten Anmeldung |
| Aktionen | Bearbeiten · Deaktivieren · Passwort-Link senden · Löschen |
Jede Spalte lässt sich per Klick auf die Überschrift sortieren. Über die Filter oben schränkst du nach Rolle und Status ein; die Suche findet Namen und E-Mail-Adressen. Der Schalter Gelöschte anzeigen blendet gelöschte Konten ein (siehe unten).
Person einladen
Der normale Weg, jemanden hinzuzufügen. Die eingeladene Person bekommt eine E-Mail und legt ihr Passwort selbst fest — du vergibst also kein Passwort und musst auch keines weitergeben.
- Person einladen anklicken.
- E-Mail-Adresse eingeben.
- Optional einen Namen vorschlagen — die Person kann ihn beim Einrichten ändern.
- Rolle wählen.
- Sprache der E-Mail wählen (Deutsch oder Englisch).
- Einladung senden.
Die Person erhält eine E-Mail von noreply@clavis-rallye.de, klickt auf den Link, wählt ihren Namen und ihr Passwort — und ist danach mit genau der Rolle angemeldet, die du vergeben hast. Der Link ist 7 Tage gültig und funktioniert genau einmal.
Offene Einladungen
Über der Nutzerliste stehen alle Einladungen, die verschickt, aber noch nicht eingelöst wurden — mit Adresse, Rolle, wer eingeladen hat und wie lange der Link noch gilt.
| Aktion | Wirkung |
|---|---|
| Erneut senden | Verschickt eine neue E-Mail. Der alte Link wird sofort ungültig und die Frist beginnt von vorn. Der richtige Weg, wenn die E-Mail nicht angekommen oder gelöscht ist. |
| Zurückziehen | Der Link wird sofort ungültig und die Einladung verschwindet aus der Liste. Für vertippte Adressen oder Personen, die doch keinen Zugang brauchen. |
Ist eine Einladung mit Nicht zugestellt markiert, konnte die E-Mail nicht an den Mailserver übergeben werden. Prüfe E-Mail-Versand und sende sie danach erneut.
Nutzer mit Passwort anlegen
Nur nötig, wenn jemand keine E-Mail-Adresse abrufen kann — etwa ein gemeinsam genutztes Gerätekonto.
- Nutzer anlegen anklicken.
- E-Mail, Anzeigename, Passwort und Rolle eingeben.
- Anlegen klicken.
Du kennst dabei das Passwort der anderen Person und musst es sicher übermitteln. Wo es geht, ist Person einladen der bessere Weg.
Erste Anmeldung von Admins
Bekommt jemand die Rolle Org-Admin, wird die Person bei der ersten Anmeldung durch die Einrichtung der Zwei-Faktor-Authentifizierung geführt — das ist verpflichtend und lässt sich nicht überspringen. Siehe 2FA.
Passwort vergessen
Nutzer:innen helfen sich selbst: Passwort vergessen? auf der Anmeldeseite, E-Mail-Adresse eingeben, Link in der Mail anklicken, neues Passwort setzen. Der Link ist eine Stunde gültig und funktioniert einmal.
Kommt jemand trotzdem nicht weiter, kannst du in der Nutzerliste über die Aktion Passwort-Link senden dieselbe E-Mail auslösen. Du siehst das neue Passwort nicht — das ist Absicht: Passwörter gehören niemandem außer der Person selbst.
Nach jeder Passwortänderung erhält die betroffene Person automatisch eine Bestätigungs-E-Mail. War sie es nicht, ist das ihr Warnsignal.
Nutzer bearbeiten
Über Bearbeiten änderst du Anzeigename und Rolle. Eine Rollenänderung wirkt sofort; die Person sieht beim nächsten Seitenaufruf die entsprechenden Menüpunkte.
Deaktivieren statt löschen
Deaktivieren sperrt die Anmeldung, lässt aber alle Daten unangetastet. Das ist der richtige Weg, wenn jemand die Organisation verlässt oder pausiert — jederzeit umkehrbar.
Löschen und Wiederherstellen
Löschen entfernt das Konto zunächst nur aus der Liste:
- Das Konto ist 30 Tage lang wiederherstellbar. Schalte Gelöschte anzeigen ein und stelle es über die Aktion Wiederherstellen zurück.
- Nach Ablauf der 30 Tage wird das Konto automatisch anonymisiert: Name und E-Mail werden unwiderruflich ersetzt. Die zugehörigen Einträge im Audit-Log bleiben bestehen (sie sind gesetzlich aufzubewahren), lassen sich aber keiner Person mehr zuordnen.
Nach der Anonymisierung
Ab diesem Zeitpunkt ist keine Wiederherstellung mehr möglich — auch nicht durch den Betreiber. Wer nur vorübergehend keinen Zugang haben soll, wird deaktiviert, nicht gelöscht.
Gäste
Gäste haben kein Konto und erscheinen deshalb nicht in dieser Liste. Sie werden mit dem Beitritt zu einem Lauf angelegt und nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist automatisch gelöscht.